データベース新機能「オートメーション」について制約やAIプロパティやAPI利用時での動作を確認してみた #Notion

データベースの編集を元に追加でアクションを自動実行する「ステータスオートメーション」がリリースされました。これまでもSlack通知が自動実行できていましたが、それの拡充版ともいえます。

⚡️ オートメーション⚡️ 登場！

データベース内で自動化された仕組みを構築できるようになりました。 pic.twitter.com/9z7X0p1nCc

— Notion Japan ?? (@NotionJP) August 30, 2023

触って見た限りでは、これまで手作業にて行っていた入力を自動化できることが大きなメリットです。

実行にともなう制約等もありますが、具体的な使い方含めて書いてみました。

利用条件

公式ドキュメントに記載のある通り、有料プランのワークスペースにて、自身がフルアクセス権限を持っているページにのみ設定可能です。

普段フルアクセス権限が使えない場合には権限保有者に依頼する必要など出てきますが、動作検証のしにくいところがネックです。

使う場合の制約

AIプロパティはトリガー対象、及び編集対象に設定できません。

自動で編集されるプロパティであり、全レコードが編集された場合のトリガー負荷は相当なものになることが簡単に予想できるので、仕方ないのかもしれません。

自動処理のトリガー設定

アクションのトリガーは候補として表示されるものだけでなく、トリガー検索欄に「タグ」等を入力すると該当する項目が掛かります。

オートメーションのトリガー結果を元にオートメーションは発生しません。

よくある使い方としては、更新が進む毎にプロパティを変更しての進捗可視化があります。

• ページ更新後にラベル用で手動付与したタグを元に追加処理

オートメーションによる新規ページ追加時トリガーは、他データベース内へページを追加など、テンプレートでは対応できない部分をカバーしてくれます。

ただし、編集入力内容は固定値に限られます。テンプレートの個別値版といったところでしょう。以下のようなケースには柔軟に使えるはずです。

• 複数のデータベースに発生したレコード追加更新について、一つの更新履歴用データベースに手動記録している場合に、どのデータベースから更新が発生したのかを固定値にて自動入力する
• サブタスクをタグによって作業内容や担当者を変えつつ自動発行したい

注意すべきポイント

トリガーによるアクションでは本文への追記はできません。可能なのはページの追加とプロパティ変更のみです。必要に応じて、データベースのデフォルトテンプレートを編集しておきましょう。

複数のオートメーションを設定している場合、全てが完了するまで少し時間がかかります。完了前に編集を行った場合、期待した動作にならない可能性があります。意図しない動作を招かないようにするためには何が設定されているのかの把握も重要です。

他のデータベースに対してアクションを設定している場合は、アクション先データベースにて行われる事についても記載等をしておくべきでしょう。アクション先のデータベースにはオートメーションによって発生した結果との表示などは自動で行われません。

ページ追加時のトリガー設定が存在するデータベースへコネクトおよびAPI経由によるページ追加を行った時、トリガーによるアクションに同データベースのページ名やプロパティの変更が含まれていた場合は、トリガー条件次第では追加したページの内容がアクションで上書きされます。Save To Notion等使っている場合は注意しましょう。

あとがき

何か便利そうな機能が出てきたなーと触っていましたが、オートメーション先ではいきなりレコードが追加されたりするように見えるので、タグ等で「オートメーション出力」なりのラベル付をしておくのが大事かもしれません。

フルアクセス権限と有料プランが必須という点で、暫くはプライベートアカウントのワークスペースでの活用になりそうです。